90% کار دستی کمتر؟ سیستم اتوماتیک ما کار سنگین را برای شما انجام می دهد.

کار دستی می تواند سرعت یک تیم را کند کند، به خصوص زمانی که کارمندان ساعت ها را صرف کپی کردن داده ها، بررسی ورودی ها، انتقال فایل ها یا ارسال به روز رسانی های معمول می کنند. من اغلب همین الگو را می بینم: کارکنان ماهر بیشتر روز را صرف کارهایی می کنند که از قوانین ثابت پیروی می کنند. این وظایف ممکن است نیازی به قضاوت عمیق نداشته باشند، با این حال هنوز زمان می برند و جایی برای اشتباهات کوچک ایجاد می کنند. یک سیستم اتوماسیون هوشمند می تواند بسیاری از این مراحل را انجام دهد. نتیجه واقعی به گردش کار، کیفیت داده، تنظیم سیستم و سطح بررسی انسانی بستگی دارد. برخی از کسب و کارها ممکن است کار دستی را در یک فرآیند خاص تا 90 درصد کاهش دهند. دیگران ممکن است تغییر کوچکتری ببینند. هدف درست حذف افراد از این فرآیند نیست. این است که به آنها زمان بیشتری برای کارهایی که نیاز به قضاوت، ارتباط و حل مشکل دارند، بدهیم. ### جایی که اتوماسیون می‌تواند کمک کند یک سیستم ممکن است از وظایفی مانند: - انتقال داده‌ها بین پلتفرم‌های نرم‌افزار - خواندن اطلاعات از فرم‌ها یا ایمیل‌ها - ایجاد گزارش‌های معمول - ارسال به‌روزرسانی‌های وضعیت - بررسی ورودی‌ها بر اساس قوانین تعیین‌شده - سازمان‌دهی فایل‌ها و سوابق - به‌روزرسانی اطلاعات موجودی یا سفارش - اختصاص وظایف به عضو تیم مناسب - پرچم‌گذاری کردن صدها ایمیل سفارش غیرمعمول برای بررسی هر روز. بدون اتوماسیون، یکی از کارکنان ممکن است هر پیام را باز کند، جزئیات سفارش را کپی کند، صفحه گسترده را به روز کند و یک تأییدیه ارسال کند. یک سیستم متصل می تواند فیلدهای مورد نیاز را بخواند، قالب سفارش را بررسی کند، پلت فرم فروش را به روز کند و پیام ارسال کند. یکی از اعضای تیم می‌تواند سفارش‌هایی را که حاوی داده‌های گمشده یا درخواست‌های غیرعادی هستند، بررسی کند. مردم همچنان بخشی از این روند هستند. توجه آنها به مواردی که نیاز به مراقبت دارند معطوف می شود. ### مرحله 1: روند کاری فعلی را ترسیم کنید که من با نگاه کردن به فرآیند کامل به جای یک کار منفرد شروع می کنم. سوالاتی که می پرسم عبارتند از: - اطلاعات از کجا آمده است؟ - چه کسی آن را بررسی می کند؟ - کدام نرم افزار مربوط می شود؟ - داده های یکسان چند بار وارد می شود؟ - تاخیرها در کجا ظاهر می شوند؟ - کدام خطاها بیش از یک بار اتفاق می افتد؟ - کدام مراحل مستلزم قضاوت انسان است؟ این بررسی اغلب نشان می‌دهد که بیشترین تلفات زمانی از یک کار دشوار ناشی نمی‌شود. این از اقدامات کوچک مکرر در چندین سیستم ناشی می شود. یک نقشه گردش کار واضح همچنین به جلوگیری از انتخاب های اتوماسیون ضعیف کمک می کند. اگر فرآیندی هر روز تغییر کند، ممکن است قبل از شروع اتوماسیون نیاز به تنظیم داشته باشد. ### مرحله 2: یک کار مناسب را انتخاب کنید هر فرآیندی نباید خودکار باشد. یک کار شروع خوب معمولاً دارای موارد زیر است: - قوانین واضح - مراحل تکرار شونده - داده های پایدار - خروجی قابل اندازه گیری - خطر کم زمانی که یک انسان موارد استثنا را بررسی می کند ورود داده های فاکتور، یادآوری های قرار ملاقات، هشدارهای موجودی، و سازماندهی فایل های معمول ممکن است با این مدل مطابقت داشته باشد. کارهایی که شامل تصمیمات حساس، اطلاعات نامشخص یا حمایت شخصی می شود ممکن است به کنترل انسانی بیشتری نیاز داشته باشد. اتوماسیون باید از آن وظایف پشتیبانی کند تا اینکه بدون بررسی تصمیم بگیرد. ### مرحله 3: سیستم ها را به هم متصل کنید سیستم ممکن است ابزارهایی مانند: - نرم افزار ارتباط با مشتری - پلتفرم های حسابداری - سیستم های موجودی - حساب های ایمیل - فرم های آنلاین - پایگاه های داده کسب و کار - داشبوردهای داخلی اتصال باید از دسترسی کنترل شده استفاده کند. هر ابزار باید فقط مجوزهای مورد نیاز خود را دریافت کند. داده ها نیز باید قبل از انتقال از یک سیستم به سیستم دیگر بررسی شوند. شماره مشتری از دست رفته، تاریخ نادرست یا سفارش تکراری می تواند بعداً کار اضافی ایجاد کند. ### مرحله 4: قوانین را اضافه کنید و نکات بازبینی را اضافه کنید اتوماسیون زمانی بهترین عملکرد را دارد که قوانین به راحتی قابل درک باشند. یک گردش کار ممکن است از ساختاری مانند این پیروی کند: 1. دریافت فرم یا ایمیل 2. خواندن فیلدهای مورد نیاز 3. بررسی فرمت داده ها 4. ارسال سوابق معتبر به سیستم بعدی 5. قرار دادن سوابق ناقص در صف بررسی. من نکات بررسی را ترجیح می دهم که دسترسی به آنها برای کارکنان آسان باشد. یک عضو تیم باید بتواند ببیند چه اتفاقی افتاده است، مشکل را اصلاح کند و بدون کمک فنی جریان کار را مجدداً راه اندازی کند. ### مرحله 5: آزمایش با داده های فرآیند واقعی یک آزمون باید از مثال های عادی، موارد دشوار و سوابق ناقص استفاده کند. یک کسب و کار ممکن است آزمایش کند: - یک سفارش استاندارد - یک سفارش با یک فیلد مفقود - یک سابقه مشتری تکراری - یک فایل با فرمت متفاوت - درخواستی که نیاز به تایید دارد. تیم می‌تواند فرآیند قدیمی را با فرآیند خودکار با ردیابی مقایسه کند: - زمان صرف شده برای هر کار - تعداد ورودی‌های دستی - میزان خطا - حجم بازبینی - زمان پردازش - بازخورد کارکنان یک کاهش 90 درصدی در زمانی که کار دستی قبل از انجام کار دستی باید اندازه‌گیری شود. یک ادعای کلی در هر بخش تصویر قابل اعتمادی ارائه نمی دهد. ### یک مثال عملی یک شرکت خدماتی را تصور کنید که درخواست‌های پشتیبانی را از طریق ایمیل دریافت می‌کند. قبل از اتوماسیون، یک کارمند هر پیام را می‌خواند، نوع درخواست را شناسایی می‌کند، یک تیکت ایجاد می‌کند، تیمی را اختصاص می‌دهد و یک پاسخ ارسال می‌کند. فرآیند ممکن است در هر درخواست چند دقیقه طول بکشد. پس از راه‌اندازی، سیستم می‌تواند پیام‌ها را بر اساس موضوع مرتب کند، بلیط ایجاد کند، ایمیل اصلی را پیوست کند و یک رسید استاندارد ارسال کند. درخواست هایی با جزئیات نامشخص برای بررسی به یکی از اعضای تیم می رود. این شرکت می تواند تغییر را در یک ماه اندازه گیری کند. ممکن است متوجه شود که درخواست‌های معمولی به کار دستی کمی نیاز دارند، در حالی که موارد پیچیده هنوز به پشتیبانی مستقیم نیاز دارند. این یک نتیجه مفید است حتی اگر کاهش کل کمتر از 90٪ باشد. تیم بدون از دست دادن کنترل تجربه مشتری زمان به دست می آورد. ### آنچه را که قبل از استقرار بررسی می‌کردم، این نکات را مرور می‌کردم: - آیا فرآیند به اندازه‌ای پایدار است که خودکار شود؟ - آیا کسب و کار می تواند قوانین را به زبان ساده توضیح دهد؟ - آیا سوابق منبع دقیق هستند؟ - آیا کارکنان می توانند استثناها را بررسی کنند؟ - آیا رکوردی از هر اقدام خودکار وجود دارد؟ - آیا می توان گردش کار را در صورت بروز مشکل متوقف کرد؟ - آیا سیستم از داده های مشتری و کسب و کار محافظت می کند؟ - آیا تیم می تواند قوانین را بعداً به روز کند؟ یک سیستم نیز باید مالک مشخصی داشته باشد. کسی باید خطاها را کنترل کند، عملکرد را بررسی کند و تغییرات را تأیید کند. ### درس اصلی اتوماسیون هوشمند اضافه کردن نرم افزار بیشتر به کسب و کار نیست. این در مورد حذف مراحل مکرر از فرآیندی است که قبلاً کار می کند. توصیه می کنم با یک گردش کار قابل اندازه گیری شروع کنید. حجم کار فعلی را تعریف کنید، قوانین بررسی را تنظیم کنید، با مثال های واقعی آزمایش کنید و نتایج را پس از استقرار مقایسه کنید. برخی از فرآیندها ممکن است به کاهش زیادی در کار دستی برسند. برخی دیگر ممکن است از طریق زمان پاسخ‌دهی سریع‌تر، ورودی داده‌های کمتر یا دید بهتر بهبود پیدا کنند. نتیجه مفید نتیجه ای است که می تواند توسط تیم اندازه گیری و حفظ شود.

بسیاری از تیم‌ها ساعت‌ها را صرف کارهایی می‌کنند که هر روز از یک الگوی مشابه پیروی می‌کنند: کپی کردن داده‌ها، ارسال یادآوری‌ها، بررسی فرم‌ها، به‌روزرسانی سوابق و تهیه گزارش‌های معمول. من دیده ام که این یک مشکل بی سر و صدا ایجاد می کند. مردم مشغول می مانند، اما پروژه های کلیدی به کندی پیش می روند. خطاهای دستی کوچک در سراسر سیستم ها پخش می شود. پیگیری از دست رفته می تواند بر رابطه با مشتری تأثیر بگذارد، در حالی که یک گزارش تاخیری می تواند مدیر را در تصمیم گیری با اطلاعات قدیمی رها کند. اتوماسیون می تواند از بسیاری از این کارهای تکراری مراقبت کند. جایگزین قضاوت خوب نمی شود. به مردم زمان بیشتری برای استفاده از آن می دهد. ## با کاری که تکرار می شود شروع کنید وقتی یک فرآیند کسب و کار را بررسی می کنم، به دنبال کارهایی می گردم که دارای سه ویژگی هستند: - مراحل مشابه بارها و بارها تکرار می شوند - کار از قوانین واضح پیروی می کند - نتیجه را می توان از طریق یک سیستم بررسی کرد ورود داده ها یک مثال معمول است. یک مشتری یک فرم را پر می کند و یک کارمند جزئیات را در یک صفحه گسترده، یک سیستم ارتباط با مشتری و یک ابزار ایمیل کپی می کند. یک گردش کار خودکار می تواند داده ها را پس از ارسال فرم به هر سیستم ارسال کند. کارمند هنوز موارد غیر معمول را بررسی می کند. موارد معمول بدون تایپ مکرر حرکت می کنند. ## قبل از تغییر همه چیز، یک فرآیند را انتخاب کنید بسیاری از کسب‌وکارها این اشتباه را مرتکب می‌شوند که سعی می‌کنند همه بخش‌ها را همزمان خودکار کنند. این می تواند سردرگمی ایجاد کند، به خصوص زمانی که اعضای تیم در مورد نحوه عملکرد فرآیند فعلی توافق ندارند. من ترجیح می دهم با یک فرآیند شروع کنم که باعث تاخیرهای قابل مشاهده می شود. یک نقطه شروع مفید ممکن است این باشد: - رسیدگی به درخواست مشتری جدید - یادآوری‌های قرار ملاقات - به‌روزرسانی‌های وضعیت صورت‌حساب - ورود کارکنان - هشدارهای سطح سهام - گزارش‌های عملکرد هفتگی - پشتیبانی از مسیریابی بلیط پیگیری مدت زمان انجام فرآیند در طول یک هفته عادی. توجه داشته باشید که تاخیرها در کجا ظاهر می شوند، خطاها در کجا اتفاق می افتد، و کدام مراحل نیاز به بررسی انسانی دارند. این به تیم مبنای روشنی برای تصمیم گیری در مورد مفید بودن اتوماسیون می دهد. ## قبل از انتخاب ابزار، فرآیند را ترسیم کنید. من هر عمل را به ترتیب یادداشت می کنم: 1. چه چیزی فرآیند را شروع می کند؟ 2. کدام سیستم اطلاعات را دریافت می کند؟ 3. چه قانونی قدم بعدی را تعیین می کند؟ 4. چه زمانی فرد باید نتیجه را بررسی کند؟ 5. وقتی اطلاعات از دست رفته باشد چه اتفاقی می افتد؟ 6. چگونه تیم متوجه خواهد شد که کار کامل شده است؟ به عنوان مثال یک پرسش مشتری را در نظر بگیرید. فرآیند ممکن است به این صورت باشد: - یک بازدیدکننده فرم تماس را ارسال می کند - سیستم بررسی می کند که آیا فیلدهای مورد نیاز کامل هستند - درخواست وارد پلت فرم فروش می شود - سرنخ بر اساس موقعیت مکانی یا نوع خدمات اختصاص داده می شود - مشتری یک ایمیل تایید دریافت می کند - یک کارمند فروش درخواست را بررسی می کند - در صورت عدم ثبت پیگیری یک یادآور ظاهر می شود این ساختار یافتن شکاف ها را آسان تر می کند. همچنین از افزودن نرم افزار بدون رفع مسئولیت های نامشخص توسط یک کسب و کار جلوگیری می کند. ## در مواردی که قضاوت اهمیت دارد افراد را درگیر نگه دارید اتوماسیون با قوانین واضح به خوبی کار می کند. برای تصمیمات حساسی که نیاز به زمینه، همدلی یا بررسی دقیق دارند، کمتر مناسب است. یک سیستم پشتیبانی می تواند بلیط ها را بر اساس موضوع و فوریت مرتب کند. یک کارمند آموزش دیده همچنان باید به شکایات، نگرانی های ایمنی، اختلافات مربوط به صورتحساب یا درخواست هایی که با الگوهای عادی مطابقت ندارند رسیدگی کند. یک گردش کار استخدام می تواند اسناد را جمع آوری کند و یادآوری مصاحبه ارسال کند. یک مدیر باید پس از بررسی نامزد تصمیم به استخدام بگیرد. این تعادل از کیفیت خدمات محافظت می کند. مشتریان برای درخواست‌های ساده پاسخ‌های سریع‌تری دریافت می‌کنند، در حالی که موارد پیچیده به فردی می‌رسند که می‌تواند موقعیت را درک کند. ## از قوانین ساده ای استفاده کنید که تیم بتواند توضیح دهد. گردش کار نباید شبیه یک جعبه سیاه باشد. اعضای تیم باید بدانند که چرا یک عمل اتفاق افتاده است و در صورت اشتباه بودن نتیجه چه کاری می توانند انجام دهند. به عنوان مثال: - اگر فاکتوری هفت روز عقب افتاده است، یک یادآوری ارسال کنید - اگر بلیط پشتیبانی حاوی کلمه کلیدی صورتحساب است، آن را به صف مالی هدایت کنید - اگر موجودی از سطح تعیین شده پایین‌تر آمد، به تیم خرید اطلاع دهید - اگر شماره تلفنی در فرمی وجود ندارد، از مشتری بخواهید آن را تکمیل کند. تست و نگهداری قوانین واضح آسان‌تر است. آنها همچنین خطر ارسال پیام اشتباه به شخص اشتباه را کاهش می دهند. ## تست با یک گروه کوچک قبل از باز کردن یک گردش کار جدید برای همه، آن را با مجموعه محدودی از سوابق یا کاربران آزمایش می‌کنم. یک آزمایش کوچک می‌تواند مسائلی مانند: - ایمیل‌های تکراری - فیلدهای داده نادرست - مراحل تایید از دست رفته - زمان‌بندی ضعیف - اعلان‌هایی که خارج از ساعات کاری ارسال می‌شود - سوابق ارسال شده به تیم اشتباه در طول دوره آزمایشی یک نسخه پشتیبان دستی نگه دارید. اگر گردش کار متوقف شود، کارمندان به راهی برای ادامه خدمت به مشتریان و تکمیل وظایف ضروری نیاز دارند. ## نتیجه را اندازه‌گیری کنید اتوماسیون باید مدیریت کار را آسان‌تر کند، نه اینکه لایه دیگری از سردرگمی اضافه کند. اقدامات مفید عبارتند از: - زمان صرف شده برای فرآیند در هر هفته - تعداد خطاهای دستی - زمان پاسخگویی - پیگیری های از دست رفته - انجام وظایف بدون وارد کردن مکرر داده ها - بازخورد مشتری یا کارمند یک شرکت خدماتی کوچک ممکن است متوجه شود که یادآوری های قرار ملاقات خودکار بازدیدهای از دست رفته را کاهش می دهد. یک تیم فروش ممکن است زمان کمتری را صرف جابجایی اطلاعات تماس بین ابزارها کند. ممکن است انبار از طریق هشدارهای برنامه ریزی شده زودتر موجودی کم را شناسایی کند. نتیجه بر اساس فرآیند، اندازه تیم و کیفیت سیستم متفاوت خواهد بود. اندازه‌گیری تغییر به کسب‌وکار کمک می‌کند تصمیم بگیرد چه چیزی را حفظ، تنظیم یا حذف کند. ## اتوماسیون را به عنوان یک سیستم کاری در نظر بگیرید یک گردش کار پس از راه اندازی نیاز به مراقبت دارد. فرم ها تغییر می کنند. نقش کارکنان تغییر می کند ارائه دهندگان نرم افزار ویژگی های خود را به روز می کنند. قانونی که شش ماه پیش کار می کرد، ممکن است دیگر با نحوه عملکرد کسب و کار مطابقت نداشته باشد. یک برنامه مرور منظم تنظیم کنید. از تیم بپرسید: - آیا جریان کار همچنان با روند فعلی مطابقت دارد؟ - آیا مردم اعلان های مفیدی دریافت می کنند؟ - آیا مشتریان پیام های واضح دریافت می کنند؟ - آیا کارمندان می دانند چگونه با استثناها برخورد کنند؟ - آیا هر مرحله ای تاخیرهای جدیدی ایجاد می کند؟ دیدگاه من ساده است: اتوماسیون باید بار تکراری را تحمل کند، در حالی که افراد مسئول تصمیماتی هستند که نیاز به قضاوت دارند. هنگامی که یک کسب و کار با یک فرآیند واضح شروع می شود، نتیجه را آزمایش می کند و بازبینی انسانی را در جایی که متعلق به آن است نگه می دارد، اعتماد به اتوماسیون آسان تر و بهبود آن آسان تر می شود.

بسیاری از روزهای کاری را با یک لیست طولانی کار و این احساس که بدون پیشرفت کافی مشغول بودم به پایان می‌بردم. کارهای کوچک شکاف‌های بین جلسات را پر می‌کرد: پاسخ به ایمیل‌های معمول، انتقال اطلاعات به صفحات گسترده، ارسال یادآورها و بررسی به‌روزرسانی‌های یکسان در چندین برنامه. اتوماسیون به من کمک کرد این الگو را تغییر دهم. هر کاری را حذف نکرد و برای من تصمیم گیری نکرد. کار قابل تکرار را انجام می داد تا بتوانم زمان بیشتری را برای برنامه ریزی، حل مسئله و مکالمه با مشتری صرف کنم. ## با کارهایی که تکرار می شوند شروع کنید یک مکان مفید برای شروع، تقویم، صندوق ورودی و لیست وظایف شما است. من به دنبال کارهایی هستم که: - هر بار مراحل یکسانی را دنبال کنید - از اطلاعات یک منبع ثابت استفاده کنید - چند دقیقه وقت بگذارید اما ارزش کمی به آن اضافه کنید - پس از اتمام بررسی آنها آسان باشد - اغلب زمانی که روز شلوغ می شود به تاخیر می افتند به عنوان مثال، یک تیم فروش ممکن است فرم ارسالی را از یک وب سایت دریافت کند. یک گردش کار ساده می تواند مخاطب را به پایگاه داده مشتری اضافه کند، یک ایمیل تأیید ارسال کند، یک کار بعدی را تعیین کند و به عضو تیم مناسب اطلاع دهد. یک فرد همچنان سرنخ را بررسی می کند و تصمیم می گیرد که چگونه پاسخ دهد. گردش کار فقط ورودی دستی داده را حذف می کند. ## یک گردش کار کوچک بسازید بسیاری از مردم سعی می‌کنند کل فرآیند را در یک لحظه خودکار کنند. این می تواند سردرگمی ایجاد کند و یافتن خطاها را سخت تر کند. ترجیح می‌دهم یک فرآیند کوچک را انتخاب کنم و آن را ترسیم کنم: 1. چه چیزی کار را شروع می‌کند؟ 2. کدام اطلاعات مورد نیاز است؟ 3. بعد چه اقدامی باید انجام شود؟ 4. چه کسی نتیجه را بررسی می کند؟ 5. اگر مشکلی پیش بیاید چه اتفاقی باید بیفتد؟ به عنوان مثال یک گزارش هفتگی را در نظر بگیرید. نقطه شروع می تواند به روز رسانی صفحه گسترده هر جمعه بعد از ظهر باشد. گردش کار می تواند آخرین ارقام را جمع آوری کند، آنها را در یک الگوی گزارش قرار دهد و پیش نویسی را برای یک مدیر ارسال کند. مدیر هنوز هم اعداد را قبل از اشتراک‌گذاری گزارش بررسی می‌کند. این امر قضاوت انسان را در فرآیند نگه می دارد و در عین حال آمادگی تکراری را کاهش می دهد. ## از الگوها برای ارتباطات مشترک استفاده کنید نوشتن چندین پیام یکسان می تواند انرژی بیشتری از آنچه انتظار می رود می گیرد. الگوها مدیریت ارتباطات روتین را آسان تر می کنند. من از الگوهای جداگانه برای موارد زیر استفاده می‌کنم: - تأییدیه‌های جلسه - به‌روزرسانی وضعیت پروژه - پیگیری‌های مشتری - یادداشت‌های تحویل داخلی - درخواست‌هایی برای اطلاعات از دست رفته یک الگوی خوب فضایی را برای جزئیات شخصی باقی می‌گذارد. مشتری نباید پیامی را دریافت کند که احساس می کند بدون بازبینی کپی شده است. من معمولاً نام شخص را اضافه می کنم، درخواست خاص را ذکر می کنم و قبل از ارسال آن لحن را بررسی می کنم. اتوماسیون می تواند پیش نویس را آماده کند، اما شخص باید تصمیم بگیرد که آیا پیام دقیق و مناسب است یا خیر. ## از کار متمرکز محافظت کنید بهره وری فقط در مورد تکمیل وظایف بیشتر نیست. این همچنین به داشتن زمان کافی برای کارهایی که نیاز به توجه دارد بستگی دارد. من بلوک‌هایی را برای فعالیت‌هایی مانند: - نوشتن - بررسی داده‌ها - برنامه‌ریزی - توسعه محصول - تحقیقات مشتری ایجاد می‌کنم در طول این بلوک‌ها، اعلان‌های معمول را می‌توان گروه‌بندی کرد یا به فهرست کار ارسال کرد. این کار تعداد وقفه ها را کاهش می دهد بدون اینکه نیاز به نادیده گرفتن همه پیام ها باشد. به عنوان مثال، یک تیم بازاریابی کوچک ممکن است در طول روز اعلان های رسانه های اجتماعی را دریافت کند. یک گزارش زمان‌بندی‌شده می‌تواند داده‌های مشارکت اولیه را جمع‌آوری کند و یک به‌روزرسانی را در یک زمان مشخص ارسال کند. سپس تیم می تواند اطلاعات را در طول یک دوره کاری برنامه ریزی شده بررسی کند. ## ابزارهایی را که قبلاً استفاده می‌کنید وصل کنید. اتوماسیون زمانی بهترین کار را می‌کند که با یک فرآیند موجود مطابقت داشته باشد. یک تیم ممکن است قبلاً از موارد زیر استفاده کند: - ایمیل برای ارتباط - تقویم برای قرار ملاقات ها - ابزار پروژه برای وظایف - صفحه گسترده برای ردیابی - سیستم مشتری برای سوابق تماس اتصال این ابزارها می تواند ورودی های تکراری را کاهش دهد. هنگامی که یک جلسه رزرو می شود، سیستم ممکن است یک کار آماده سازی ایجاد کند. وقتی کار تکمیل شد، ممکن است رکورد پروژه را به روز کند. هنگامی که یک مشتری پاسخی را ارسال می کند، عضو تیم اختصاص داده شده ممکن است اعلان دریافت کند. قبل از اتصال ابزارها، بررسی می‌کنم چه داده‌هایی به اشتراک گذاشته می‌شوند، چه کسی می‌تواند به آن دسترسی داشته باشد و چه مدت باید اطلاعات نگهداری شود. قوانین دسترسی واضح به کاهش اشتباهات کمک می کند. ## قبل از انجام اقدامات، چک ها را اضافه کنید یک گردش کار نباید اطلاعات را بدون شرط روشن ارسال، حذف یا به روز کند. بررسی‌های مفید ممکن است شامل موارد زیر باشد: - ارسال پیام فقط زمانی که فیلدهای الزامی تکمیل شوند - ایجاد یک کار فقط زمانی که مشتری موافقت کرده است با او تماس گرفته شود - درخواست تأیید قبل از انتشار محتوا - پرچم‌گذاری مقادیر غیرعادی برای بازبینی دستی - توقف گردش کار زمانی که فایلی وجود ندارد این بررسی‌ها زمانی مفید هستند که فرآیندی شامل جزئیات مشتری، پرداخت‌ها، پست‌های عمومی یا سوابق تجاری باشد. به عنوان مثال، یک گردش کار فاکتور ممکن است یک فاکتور پس از علامت گذاری کامل یک سرویس تهیه کند. یک کارمند می تواند مبلغ و گیرنده را قبل از ارسال بررسی کند. این فرآیند با حفظ یک مرحله تأیید در جایی که اهمیت دارد، کارآمد می ماند. ## زمان ریکاوری را اندازه گیری کنید من بهره وری را با تعداد ابزارهایی که یک تیم استفاده می کند اندازه گیری نمی کنم. من کاری را اندازه می‌گیرم که تکمیل آن آسان‌تر می‌شود. پس از تنظیم یک گردش کار، می پرسم: - قبل از این کار چند دقیقه طول کشید؟ - هر هفته چند بار این کار اتفاق می افتاد؟ - چند خطا ظاهر شد؟ - آیا گردش کار کار بررسی اضافی ایجاد کرد؟ - آیا تیم زمان بیشتری برای فعالیت های ارزشمند داشت؟ یک کسب و کار کوچک که ده دقیقه در یک گزارش روزانه صرفه جویی می کند، ممکن است هر هفته تقریباً یک ساعت بهبود یابد. آن زمان می تواند از خدمات مشتری، آموزش کارکنان یا برنامه ریزی پروژه پشتیبانی کند. نتیجه ممکن است در ابتدا کم به نظر برسد. دستاوردهای کوچک در چندین کار روتین می تواند باعث شود روز کاری قابل کنترل تر باشد. ## افراد را مسئول تصمیم گیری نگه دارید اتوماسیون باید از مردم حمایت کند نه اینکه مسئولیت را پنهان کند. من برای کارهایی که شامل: - اطلاعات حساس مشتری - تصمیمات مالی - مسائل مربوط به استخدام یا عملکرد - اظهارات عمومی - شکایات پیچیده - استثناهایی که با روند معمول مطابقت ندارند، مرور می کنم. یک گردش کار می تواند اطلاعات را مرتب کند و اقدام بعدی را پیشنهاد کند. یک فرد واجد شرایط باید زمانی تصمیم بگیرد که زمینه، قضاوت یا مراقبت لازم باشد. این رویکرد همچنین توضیح نحوه رسیدگی به یک کار را در صورتی که کسی توضیح بخواهد آسان تر می کند. ## یک مثال عملی یک استودیوی طراحی محلی که برای مدیریت درخواست های پروژه جدید از طریق ایمیل استفاده می شود. یک نفر جزئیات را در یک صفحه گسترده کپی کرد، دیگری برنامه را بررسی کرد و نفر سوم پاسخی را ارسال کرد. فرآیند اغلب بیست تا سی دقیقه برای هر درخواست طول می کشید. استودیو یک گردش کار ساده ایجاد کرد: - یک فرم وب سایت جزئیات پروژه را جمع آوری کرد - اطلاعات وارد یک رکورد مشترک شد - یک کار به هماهنگ کننده پروژه رفت - مشتری یک تایید اولیه دریافت کرد - هماهنگ کننده درخواست را بررسی کرد و یک پاسخ شخصی ارسال کرد. استودیو قیمت گذاری را خودکار نکرد یا تاریخ تحویل را بدون بررسی قول نداد. این فقط کپی را کاهش داد و به تیم کمک کرد تا با اطلاعات درست در یک مکان پاسخ دهد. این تغییر کوچک باعث شد تا پیگیری آسان‌تر انجام شود و به هماهنگ‌کننده زمان بیشتری برای بررسی نیازهای پروژه داد. بهترین سیستم های بهره وری معمولاً برای درک، بررسی و تنظیم به اندازه کافی ساده هستند. من با یک کار تکراری شروع می‌کنم، یک ماشه واضح اضافه می‌کنم، در صورت نیاز یک مرحله تأیید انسانی را حفظ می‌کنم و بعد از مدت کوتاهی نتایج را بررسی می‌کنم. هوشمندانه کار کردن به معنای پر کردن هر دقیقه با فعالیت بیشتر نیست. این در مورد دادن یک مسیر قابل اعتماد به کار معمول، محافظت از توجه برای کارهای معنادار و استفاده از زمان با دقت بیشتر است. می خواهید بیشتر بیاموزید؟ با شما تماس بگیرید: mr.yu@jylmachinery.com/WhatsApp +8613465886777.

1. Michael Hammer 1990 Reengineering Work Don't Automate Obliterate 2. Thomas H Davenport و Jeanne G Harris 2007 Competing on Analytics The New Science of Winning 3. Erik Brynjolfsson and Andrew McAfee 2014 The Second Machine Age Work Progress and Prosperity in a Time10 آیا هنوز مشاغل زیادی وجود دارد تاریخچه و آینده اتوماسیون محل کار 5. پل آر داگرتی و جیمز اچ ویلسون 2018 هوش مصنوعی انسان پلاس و کار آینده 6. دانیل اچ پینک 2009 حقیقت شگفت انگیز درباره آنچه ما را برانگیخته می کند