از کار دستی متنفر هستید؟ اجازه دهید سیستم خودکار ما کار را انجام دهد

کار دستی می تواند بخش زیادی از روز را به خود اختصاص دهد. تکرار همان مراحل، بررسی جزئیات کوچک و جابجایی داده ها بین ابزارها می تواند سرعت تیم را کند کند. همچنین می‌تواند فضای کمتری را برای خدمات مشتری، برنامه‌ریزی و کارهایی که نیاز به قضاوت انسانی دارند باقی بگذارد. من این اتفاق را در انبارهای کوچک، دفاتر و تیم های خدماتی دیده ام. کارمندان به دلیل نداشتن مهارت مشکلی نداشتند. آنها زمان زیادی را صرف کارهای معمولی می کردند. یک سیستم خودکار می تواند از بسیاری از وظایف تکرار شونده مراقبت کند در حالی که تیم شما در کنترل باقی می ماند. بسته به سیستمی که انتخاب می‌کنید، می‌تواند به ورود داده‌ها، به‌روزرسانی‌های سفارش، بررسی سهام، مرتب‌سازی اسناد و گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده کمک کند. این روند معمولاً با مروری بر کار روزانه شما شروع می شود. من به دنبال کارهایی می گردم که: - هر بار مراحل یکسانی را دنبال کنید - از قوانین واضح استفاده کنید - حجم زیادی از داده ها را شامل شود - ایجاد تاخیر در هنگام انجام دستی - قابل بررسی از طریق سوابق سیستم یک کار برای خودکار شدن نیازی به حذف از کنترل انسان ندارد. بسیاری از کسب و کارها قبل از تکمیل یک اقدام از مرحله بازبینی استفاده می کنند. سیستم کار را آماده می کند و یکی از اعضای تیم نتیجه را بررسی می کند. یک فروشگاه اینترنتی کوچک یک مثال ساده ارائه می دهد. اعضای کارکنان یک بار جزئیات سفارش را در یک صفحه گسترده کپی کردند، سطح موجودی را بررسی کردند و ایمیل های به روز رسانی را یکی یکی ارسال کردند. پس از راه‌اندازی یک گردش کار خودکار، سیستم داده‌های سفارش را به رکورد مناسب منتقل کرد، مواردی را که نیاز به توجه داشتند علامت‌گذاری کرد و به‌روزرسانی‌های مشتری را برای بررسی آماده کرد. کارکنان همچنان به درخواست‌های ویژه، مشکلات موجودی و سوالات مشتریان رسیدگی می‌کردند. سیستم مراحل مکرر را انجام داد. یک تنظیم عملی اغلب شامل این مراحل است: 1. لیست کارهای تکراری کارهایی که تیم شما هر روز یا هفته انجام می دهد را یادداشت کنید. مراحل، ابزارها و افراد درگیر را شامل شود. 2. یک کار مناسب را انتخاب کنید با کاری شروع کنید که قوانین واضحی دارد و خطر سردرگمی کمی دارد. یک آزمایش کوچک تشخیص شکاف ها را قبل از استفاده گسترده تر آسان می کند. 3. تعیین قوانین تصمیم بگیرید که سیستم چه اطلاعاتی را دریافت می کند، چه اقداماتی انجام می دهد و چه زمانی یک فرد باید نتیجه را بررسی کند. 4. ابزارهای مناسب را وصل کنید سیستم ممکن است نیاز داشته باشد با پلتفرم سفارش، پایگاه داده مشتریان، صفحه گسترده، ابزار ایمیل یا نرم افزار داخلی شما کار کند. بررسی کنید که اتصال از داده‌هایی پشتیبانی می‌کند که تیم شما واقعاً استفاده می‌کند. 5. ** موارد معمول و غیر معمول را آزمایش کنید ** یک سفارش عادی ممکن است بدون مشکل در جریان کار حرکت کند. سفارش لغو شده، آدرس گم شده یا سابقه تکراری ممکن است به مسیر دیگری نیاز داشته باشد. 6. تیم را آموزش دهید کارمندان باید بدانند که سیستم چه کار می کند، چگونه کار خود را بررسی کنند و کجا یک مشکل را گزارش کنند. دستورالعمل های واضح سردرگمی را کاهش می دهد. 7. نتایج را مرور کنید نکات عملی مانند زمان پردازش، نرخ تصحیح، وظایف از دست رفته و بازخورد کارکنان را دنبال کنید. این جزئیات به شما کمک می کند تصمیم بگیرید که آیا روند کار نیاز به تغییر دارد یا خیر. اتوماسیون زمانی بهترین کار را انجام می دهد که به جای اینکه هر موقعیتی را تحت یک قانون قرار دهد، از افراد حمایت می کند. یک سیستم می تواند اطلاعات را به سرعت مرتب کند، اما ممکن است پیام حساس مشتری یا درخواست تجاری خاص را درک نکند. بازنگری انسانی هنوز برای تصمیماتی که نیاز به زمینه دارند مهم است. من همچنین توصیه می کنم قبل از راه اندازی دسترسی به داده ها را بررسی کنید. فقط کاربران مناسب باید اطلاعات مشتری، پرداخت یا کسب و کار را ببینند. سوابق اقدامات سیستم را نگه دارید تا تیم شما بتواند اتفاقاتی را که هنگام بروز مشکل رخ داده است، ردیابی کند. هدف، خودکار کردن هر کار نیست. هدف کاهش کار دستی قابل اجتناب و دادن زمان بیشتری برای کار است که به تجربه، مراقبت و قضاوت بستگی دارد. هنگامی که وظایف معمول از طریق یک سیستم شفاف انجام می شود، تیم ها می توانند با گام های تکراری کمتر و دید بهتر کار کنند. راه اندازی صحیح با یک فرآیند مفید، آزمایش دقیق و بررسی منظم آغاز می شود.

وقتی کار روزانه به کارهای تکراری بستگی دارد، تاخیرهای کوچک می تواند در کل روز پخش شود. ورود داده‌ها، یادآوری‌ها، به‌روزرسانی‌های وضعیت، مرتب‌سازی فایل‌ها و بررسی‌های معمول ممکن است هر کدام تنها چند دقیقه طول بکشد. آنها با هم زمان در دسترس برای برنامه ریزی، مراقبت از مشتری و حل مشکل را کاهش می دهند. سیستم خودکار ما به سازماندهی این مراحل معمول در یک مکان کمک می کند. من می توانم یک گردش کار را تنظیم کنم، شرایط را تعریف کنم و به سیستم اجازه دهم اقدامات بعدی را انجام دهد. من همچنان روند را کنترل می‌کنم و می‌توانم هر قسمت را در صورت تغییر کار بررسی یا تنظیم کنم. ### یک گردش کاری بسازید که متناسب با روش شما باشد، می‌توانم با یک کار ساده شروع کنم: - یک فرم جدید اطلاعات را به تیم مناسب ارسال می‌کند - یک سفارش تکمیل‌شده رکورد داخلی را به‌روزرسانی می‌کند - یک یادآوری برنامه‌ریزی شده به جلوگیری از پیگیری‌های از دست رفته کمک می‌کند - تغییر وضعیت یک مرحله بعدی واضح ایجاد می‌کند - یک گزارش معمولی داده‌های انتخاب شده را برای بررسی جمع‌آوری می‌کند. سیستم از قوانینی که من تنظیم کرده‌ام پیروی می‌کند. این امر ردیابی فرآیند را آسان‌تر از تکیه بر حافظه، یادداشت‌های پراکنده یا بررسی‌های دستی مکرر می‌کند. ### زمان کمتری را برای کارهای تکراری صرف کنید، تیم خدماتی کوچکی را تصور کنید که به درخواست های مشتری رسیدگی می کند. بدون یک گردش کار خودکار، یک نفر ممکن است هر درخواست را بخواند، جزئیات را در صفحه گسترده کپی کند، پاسخی ارسال کند و به همکار یادآوری کند که پیگیری کند. با تنظیم مناسب، درخواست یک بار قابل ثبت است. سیستم می تواند اطلاعات را مرتب کند، به فرد مناسب اطلاع دهد و یک کار پیگیری ایجاد کند. سپس تیم می تواند زمان بیشتری را صرف درک نیازهای مشتری به جای انتقال اطلاعات بین ابزارها کند. نتیجه دقیق به گردش کار، کیفیت داده ها و ابزارهای متصل به سیستم بستگی دارد. اتوماسیون از فرآیند پشتیبانی می کند. جایگزین تصمیمات متفکرانه نمی شود. ### تنظیم را واضح نگه دارید توصیه می کنم از یک ساختار ساده استفاده کنید: 1. یک کار تکراری را انتخاب کنید 2. مراحل فعلی را یادداشت کنید. 3. مراحلی را که ارزش اضافه نمی کنند حذف کنید. 4. ماشه و عملکرد مورد انتظار را تنظیم کنید. همچنین به جلوگیری از تأثیرگذاری یک مشکل راه‌اندازی کوچک بر هر کار آینده کمک می‌کند. ### فضا را برای تصمیمات بهتر باز کنید اتوماسیون زمانی مفید است که کار از قوانین واضح پیروی کند. می تواند مرتب سازی، اطلاع رسانی، ضبط و یادآوری کند. مردم هنوز نیاز به رسیدگی به موارد حساس، درخواست‌های غیرمعمول و تصمیماتی دارند که نیازمند زمینه هستند. من سیستمی را ترجیح می دهم که نشان دهد در هر مرحله چه اتفاقی افتاده است. پاک کردن سوابق به من کمک می کند تا گردش کار را بررسی کنم، نتیجه را توضیح دهم و تغییراتی را با سردرگمی کمتر انجام دهم. زمانی کار قابل کنترل تر می شود که اقدامات روتین مسیر قابل اعتمادی داشته باشند. سیستم خودکار ما راهی عملی به من می دهد تا آن مسیر را ساختار دهم، تلاش های مکرر را کاهش دهم و به بخش هایی از کار که نیاز به قضاوت انسانی دارند توجه داشته باشم.

کارهای تکراری می توانند انرژی بیشتری نسبت به کارهای پیچیده بگیرند. کپی کردن داده‌ها بین ابزارها، ارسال ایمیل‌های معمول، به‌روزرسانی صفحات گسترده و بررسی گزارش‌های یکسان در هر روز ممکن است به تنهایی قابل مدیریت به نظر برسد. آنها با هم می توانند تمرکز را کاهش دهند و فضای کمتری برای خدمات مشتری، برنامه ریزی و کار خلاقانه باقی بگذارند. من متوجه شده ام که اتوماسیون زمانی بهترین کار را انجام می دهد که با یک مشکل واضح شروع شود. هدف، خودکار کردن هر کار نیست. هدف حذف مراحل تکراری است که از یک الگو پیروی می کنند و همچنان افراد را در جایی که قضاوت لازم است درگیر می کند. یک فرآیند اتوماسیون عملی می تواند به این صورت باشد: 1. پیگیری کارهای تکراری ** من با نوشتن کارهایی که در یک روز کاری یا هفته عادی ظاهر می شوند شروع می کنم. جزئیات مفید عبارتند از: - هر چند وقت یک بار انجام کار - مدت زمانی که هر کار طول می کشد - چه ابزارهایی درگیر هستند - چه اطلاعاتی کپی یا بررسی می شود - کجا معمولا اشتباهات رخ می دهد - کدام مراحل نیاز به تایید انسانی دارد یک دستیار فروش ممکن است بخشی از هر روز صبح را صرف انتقال اطلاعات تماس از فرم های وب سایت به سیستم مدیریت مشتری کند. این کار ممکن است تنها چند دقیقه در هر فرم طول بکشد، اما با رسیدن درخواست‌های بیشتر، حجم کار افزایش می‌یابد. ردیابی کار باعث می شود که الگوی آن راحت تر دیده شود. **2. قوانین را از قضاوت جدا کنید برخی وظایف از دستورالعمل های واضح پیروی می کنند: - وقتی فرمی ارسال می شود، مخاطب را به لیست اضافه کنید - وقتی فاکتوری به عنوان پولی علامت گذاری می شود، برگه مالی را به روز کنید - وقتی درخواست پشتیبانی حاوی موضوع انتخابی است، آن را به تیم مناسب اختصاص دهید - وقتی جلسه ای رزرو شد، ایمیل آماده سازی توافق شده را ارسال کنید این مراحل کاندیدهای خوبی برای اتوماسیون هستند. وظایفی که شامل تصمیمات حساس، نیازهای غیرمعمول مشتری، یا اطلاعات نامشخص است، باید تحت بررسی انسانی باقی بماند. یک سیستم می تواند یک درخواست پشتیبانی را مرتب کند، اما یک عضو تیم ممکن است هنوز نیاز به تصمیم گیری در مورد نحوه رسیدگی به یک شکایت داشته باشد. 3. یک گردش کار ساده را انتخاب کنید یک گردش کار مفید معمولاً دارای سه بخش است: - یک راه‌انداز - یک اقدام - یک نتیجه به عنوان مثال، یک جستجوی وب‌سایت جدید می‌تواند سه اقدام را راه‌اندازی کند: 1. اطلاعات تماس را در CRM ذخیره کنید. مراحل اضافی می تواند بررسی و نگهداری جریان کار را سخت تر کند. 4. ابزارها را با دقت وصل کنید بسیاری از تیم ها از ابزارهایی استفاده می کنند که از اتوماسیون اولیه پشتیبانی می کنند. اینها ممکن است شامل پلتفرم های ایمیل، فرم سازها، تقویم ها، صفحات گسترده، سیستم های مدیریت مشتری و نرم افزار پروژه باشد. قبل از اتصال آنها، بررسی می‌کنم: - آیا ابزارها از فیلدهای مشتری یکسانی استفاده می‌کنند - آیا ممکن است سوابق تکراری ایجاد شود - چه کسی می‌تواند به اطلاعات دسترسی داشته باشد - وقتی یک فیلد خالی است چه اتفاقی می‌افتد - آیا می‌توان فرآیند را متوقف کرد یا تغییر داد یا خیر. 5. یک ایست بازرسی انسانی نگه دارید اتوماسیون باید کارهای معمول را بدون حذف مسئولیت کاهش دهد. به عنوان مثال، یک تیم استخدام ممکن است از اتوماسیون برای جمع آوری برنامه ها، گروه بندی آنها بر اساس نقش و ارسال پیام رسید استفاده کند. یک شخص هنوز برنامه ها را بررسی می کند و تصمیم می گیرد. یک تیم مالی ممکن است یادآوری‌های پرداخت را خودکار کند و در عین حال تراکنش‌های غیرمعمول را با یک مدیر تأیید کند. پست های بازرسی انسانی همچنین به محافظت از اعتماد مشتری کمک می کند. آنها به کارمندان این فرصت را می دهند تا اطلاعات گم شده را تصحیح کنند، پیام های حساس را بررسی کنند و مواردی را که با الگوی معمول مطابقت ندارند، پیدا کنند. 6. اندازه گیری نتیجه من بیشتر از تعداد کارهای حذف شده را اندازه گیری می کنم. نشانه‌های مفید عبارتند از: - اشتباهات کمتر در ورود داده‌ها - تاخیرهای کوتاه‌تر در پاسخ - کپی‌های تکراری کمتر - سوابق منسجم‌تر - زمان بیشتر برای مکالمات با مشتری - کارهای بعدی کمتر از دست رفته است. تیم دیگر هر ارسالی را با دست کپی نمی کرد. کارکنان هنوز جزئیات را بررسی می‌کردند، اما زمان کمتری را برای ورود داده‌ها صرف کردند و زمان بیشتری را برای تهیه پاسخ‌های مفید صرف کردند. این تغییر ناشی از یک گردش کار واضح بود، نه از افزودن ابزارهای زیاد. اتوماسیون نیز نیاز به مراقبت منظم دارد. ممکن است یک فیلد فرم تغییر کند. به‌روزرسانی نرم‌افزار ممکن است بر اتصال تأثیر بگذارد. ممکن است یک الگوی ایمیل با روند فعلی شرکت مطابقت نداشته باشد. یک بررسی ماهانه کوتاه می تواند به حفظ دقیق گردش کار کمک کند. بهترین اتوماسیون اغلب بی صدا است. در پس‌زمینه کار می‌کند، گام‌های تکراری را حذف می‌کند و اطلاعات بهتری را در نقطه‌ای از کار به افراد می‌دهد. ترجیح می‌دهم با یک کار شروع کنم که اندازه‌گیری آن آسان است، آن را با یک گروه کوچک آزمایش کنم، و فرآیند را بر اساس نتایج واقعی تنظیم کنم. وقتی کار معمولی از یک الگوی واضح پیروی می کند، اتوماسیون می تواند فضای بیشتری را برای کارهایی که نیاز به قضاوت، همدلی و توجه انسانی دارد به تیم بدهد.

بسیاری از مردم به دلیل داشتن انگیزه بسیار کم تلاش نمی کنند. آنها با مشکل مواجه هستند زیرا کار آنها در ایمیل، برنامه های چت، نوت بوک ها، برگه های مرورگر و حافظه پخش می شود. من این حس را خوب می شناسم. یک درخواست کوچک در طول یک پروژه می رسد. به خودم می گویم بعداً آن را رسیدگی می کنم، سپس پیام دیگری ظاهر می شود. در پایان روز، ساعت‌ها کار کرده‌ام، اما هنوز در مورد آنچه انجام می‌شود و آنچه نیاز به توجه دارد، مطمئن نیستم. یک سیستم کاری ساده می تواند این بار ذهنی را کاهش دهد. لازم نیست پیچیده باشد. باید با روش واقعی من مطابقت داشته باشد. ## برای جمع‌آوری کارها از یک مکان شروع کنید وقتی یک کار جدید ظاهر می‌شود، به جای نگه داشتن آن در ذهنم، آن را در یک فهرست کار قرار می‌دهم. این وظیفه می تواند از این موارد باشد: - ایمیلی از مشتری - پیامی از طرف یک همکار - یادداشتی از یک جلسه - ایده ای که به ذهن می رسد - پیگیری که باید به خاطر بسپارم کار را به شکلی واضح می نویسم. مثال ضعیف: "وب سایت" مثال واضح: "صفحه محصول را بررسی کنید و سه تغییر کپی را برای طراح ارسال کنید" نسخه دوم به من می گوید که چه اقدامی باید انجام دهم. همچنین شروع کار را آسان تر می کند. من از لیست وظایف خود به عنوان مکانی برای ذخیره هر فکر برای همیشه استفاده نمی کنم. من آن را در طول یک بررسی روزانه بررسی می کنم و مواردی را که دیگر مهم نیستند حذف می کنم. ## پروژه ها را از کارهای ساده جدا کنید یک پروژه معمولاً به بیش از یک عمل نیاز دارد. به عنوان مثال، "راه اندازی خبرنامه مشتری" ممکن است شامل موارد زیر باشد: - موضوع را انتخاب کنید - ایمیل را پیش نویس کنید - پیوندها را اضافه کنید - پیام را بررسی کنید - آن را برای تایید ارسال کنید - ایمیل را برنامه ریزی کنید اگر کل پروژه را به عنوان یک کار بنویسم، ممکن است آن را به تعویق بیاندازم زیرا مرحله بعدی نامشخص است. من هر پروژه را به لیست کوتاهی از اقدامات تبدیل می کنم. سپس اقدام بعدی را انتخاب می کنم که بتواند کار را جلو ببرد. این رویکرد برای بسیاری از زمینه ها کار می کند: - برنامه ریزی محتوا - پیگیری فروش - مدیریت تیم - وظایف خانه - برنامه های مطالعه - خدمات مشتری هدف ایجاد لیست های بیشتر نیست. هدف این است که هر کار را به راحتی درک کنید. ## کارها را بر اساس زمینه انتخاب کنید من همیشه ابزار، انرژی یا میزان تمرکز یکسانی ندارم. برخی از کارها به یک میز آرام نیاز دارند. دیگران را می توان با تلفن اداره کرد. برخی نیاز به یک بلوک طولانی از تمرکز دارند. بقیه فقط چند دقیقه طول می کشد. من وظایف را بر اساس زمینه گروه‌بندی می‌کنم، مانند: - رایانه - تلفن - جلسه - کار عمیق - پاسخ سریع - منتظر شخص دیگری وقتی ده دقیقه سکوت دارم، می‌توانم یک کار کوتاه رایانه را انتخاب کنم. وقتی منتظر پاسخ هستم، می توانم به جای جستجوی پیام های قدیمی، لیست "انتظار" را بررسی کنم. این تصمیمات کوچک را از روز من حذف می کند. ## از یک برنامه هفتگی ساده استفاده کنید در ابتدای هفته، پروژه های اصلی خود را مرور می کنم و تعداد کمی از نتایج مفید را انتخاب می کنم. به عنوان مثال: - اولین پیش نویس یک صفحه خدمات را به پایان برسانید - با سه سرنخ فعال پیگیری کنید - گزارش عملکرد ماهانه را تهیه کنید - دو سوال مکرر مشتری را که هر ساعت با کار برنامه ریزی شده پر نمی کنم برطرف کنید. درخواست های غیرمنتظره بخشی از اکثر مشاغل هستند. یک پلان بدون فضای باز اغلب پس از اولین تغییر خراب می شود. من برای جلسات، درخواست‌های پشتیبانی و کارهایی که بیش از حد انتظار طول می‌کشد، فضایی را باقی می‌گذارم. ## چک لیست های قابل تکرار ایجاد کنید برخی از کارها بارها و بارها اتفاق می افتد. من از چک لیست برای این کارها استفاده می کنم، بنابراین فرآیند را از حافظه بازسازی نمی کنم. چک لیست انتشار محتوا ممکن است شامل موارد زیر باشد: - تایید موضوع جستجو - بررسی ساختار صفحه - نوشتن یک مقدمه واضح - اضافه کردن مثال های مفید - بررسی لینک ها - بررسی سرفصل ها و قالب بندی - خواندن صفحه در صفحه موبایل - تایید جزئیات نویسنده و انتشارات چک لیست جایگزین قضاوت نمی شود. وقتی سرم شلوغ است از من در برابر از دست دادن قدم های کوچک محافظت می کند. من همچنین الگوهای پیام را برای موقعیت‌های معمول نگه می‌دارم، مانند: - به‌روزرسانی پروژه - درخواست جلسه - ایمیل بعدی - درخواست اطلاعات گمشده - یادداشت تحویل به مشتری. جزئیات را برای هر فرد تغییر می‌دهم. این الگو فقط نقطه شروع تمیزی به من می دهد. ## محدودیت واضحی برای پیام های دریافتی تعیین کنید اعلان های مداوم کار متمرکز را سخت تر می کند. من به جای واکنش به هر هشدار، دوره های خاصی را برای بررسی ایمیل و چت انتخاب می کنم. به عنوان مثال، من ممکن است پیام ها را بررسی کنم: - در شروع روز کاری - قبل از ناهار - در وسط بعد از ظهر - قبل از پایان کار برنامه دقیق به نقش بستگی دارد. ممکن است شخصی در پشتیبانی مشتری به چرخه پاسخ کوتاه تری نیاز داشته باشد. شخصی که گزارش می نویسد ممکن است به دوره های آرام طولانی تری نیاز داشته باشد. من به هم تیمی های نزدیک می گویم که چگونه پیام ها را مدیریت می کنم و کجا می توانند برای کارهای فوری با من تماس بگیرند. انتظارات روشن، پیگیری های مکرر را کاهش می دهد. ## موارد انتظار را ردیابی کنید یک کار ممکن است ناتمام بماند زیرا منتظر اطلاعات، تایید، پرداخت یا پاسخ هستم. من یک لیست "انتظار" جداگانه با موارد زیر نگه می دارم: - شخص یا شرکت - مورد درخواستی - تاریخ درخواست - تاریخ پیگیری بعدی به عنوان مثال: "در انتظار عکس های محصول از تیم طراحی - درخواست سه شنبه - پیگیری پنجشنبه" این کار باعث می شود کارهای انتظار از لیست کاری فعال من خارج شوند و در عین حال اطمینان حاصل کنم که ناپدید نمی شوند. یک آژانس کوچک می تواند از این رویکرد سود ببرد. اگر مشتری یک صفحه فرود را تأیید نکرده باشد، تیم می‌تواند ببیند که کار منتظر بازخورد است نه اینکه فرض کند کسی آن را فراموش کرده است. ## قبل از تغییر سیستم را مرور کنید وقتی سیستمی از کار افتاد، فوراً برنامه دیگری اضافه نمی‌کنم. من چند سوال ساده می پرسم: - وظایف کجا گم می شوند؟ - کدام وظایف نامشخص باقی می مانند؟ - آیا پروژه های فعال زیادی دارم؟ - آیا من اغلب پیام ها را چک می کنم؟ - آیا سیستم با روز کاری واقعی من مطابقت دارد؟ - کدام کار تکراری نیاز به چک لیست دارد؟ پاسخ معمولاً به یک تعدیل کوچک اشاره دارد. اگر وظایف در ایمیل ناپدید شوند، ممکن است یک برچسب پیگیری واضح ایجاد کنم. اگر لیست پروژه من سنگین باشد، ممکن است تعداد پروژه های فعال را کاهش دهم. اگر مهلت‌های زمانی را از دست بدهم، ممکن است به اقدامات بعدی واضح‌تر به جای یادآوری‌های بیشتر نیاز داشته باشم. یک سیستم مفید باید کار را آسان تر کند. نباید به شغل دیگری تبدیل شود که نیاز به مراقبت مداوم دارد. ## یک روال روزانه عملی برنامه روزانه من می تواند کوتاه بماند: 1. فهرست کارها را بررسی کنید. 2. یک کار اصلی را انتخاب کنید. 3. دو یا سه کار کوچکتر را انتخاب کنید. 4. یک دوره مناسب برای کار متمرکز را مسدود کنید. 5. پیام ها را در دوره های برنامه ریزی شده بررسی کنید. 6. وظایف را پس از جلسات یا درخواست های جدید به روز کنید. 7. موارد ناتمام را قبل از پایان روز مرور کنید. من انتظار ندارم هر روز برنامه را دنبال کنم. روال به من جایی می دهد که وقتی روز تغییر می کند به آنجا برگردم. بهترین سیستم، سیستمی نیست که بیشترین امکانات را داشته باشد. وقتی کارم شلوغ می شود می توانم از آن استفاده کنم. من با یک لیست کار، پاک کردن اقدامات بعدی، یک برنامه کوچک هفتگی و یک عادت مرور کوتاه شروع می کنم. پس از آن، من سیستم را بر اساس آنچه در واقع اتفاق می افتد تنظیم می کنم. این باعث می شود که جستجوی کمتری داشته باشم، وظایف کمتری فراموش شده و مسیر روشن تری در کار پیش روی من ایجاد شود.

کارهای تکراری می توانند بی سر و صدا تمام روز را به خود اختصاص دهند. من ممکن است با یک برنامه روشن شروع کنم، سپس ساعت ها را صرف کپی کردن داده ها، مرتب سازی ایمیل ها، به روز رسانی صفحات گسترده، ارسال یادآوری ها و بررسی درخواست های معمول کنم. تا زمانی که مشغله کاری انجام شود، وظایفی که نیاز به قضاوت و مراقبت دارند هنوز در انتظار هستند. اتوماسیون راهی به من می دهد تا آن بار را کاهش دهم. جایگزین هر تصمیمی نمی شود. مراحل تکرارپذیر را انجام می دهد، اطلاعات را در حرکت نگه می دارد و به من فضای بیشتری برای تمرکز روی کارهایی که نیاز به توجه انسان دارد می دهد. یک مکان مفید برای شروع، مرور کار ساده است. به مدت یک هفته می‌توانم ضبط کنم: - کارهایی که هر روز تکرار می‌کنم - کارهایی که مراحل یکسانی را دنبال می‌کنند - کارهایی که شامل کپی کردن اطلاعات بین ابزارها هستند - کارهایی که اغلب باعث خطاهای کوچک می‌شوند - کارهایی که منتظر یادآوری یا تایید هستند - کارهایی که زمان می‌برند اما ارزش کمی دارند این لیست به من کمک می‌کند ببینم زمانم به کجا می‌رود. برای اینکه یک کاندیدای اتوماسیون خوب باشد، نیازی نیست که یک کار بزرگ باشد. یک کار پنج دقیقه‌ای که چند بار تکرار می‌شود، می‌تواند بیشتر از یک کار طولانی که یک بار انجام شود، زمان ببرد. ایمیل یک نقطه شروع مشترک است. من می توانم قوانینی ایجاد کنم که پیام ها را بر اساس فرستنده، موضوع یا نوع مشتری مرتب می کند. ارسال فرم می تواند یک کار در ابزار پروژه ایجاد کند. رزرو تقویم می‌تواند یک پیام تأیید ارسال کند و جزئیات جلسه را به یک رکورد مشترک اضافه کند. این مراحل ورود دستی را کاهش می‌دهند و در عین حال بررسی فرآیند را آسان می‌کنند. ورود داده ها یکی دیگر از زمینه هایی است که اتوماسیون می تواند کمک کند. یک تیم فروش ممکن است اطلاعات مشتری را از طریق یک فرم جمع آوری کند. به جای وارد کردن اطلاعات یکسان در یک صفحه گسترده، یک سیستم تماس، و یک لیست وظایف، اطلاعات می توانند از طریق یک گردش کار تنظیم شده حرکت کنند. تیم می‌تواند پیش از ارسال هرگونه پیامی برای مشتری، سابقه را بررسی کند. آن مرحله بررسی مهم است. اتوماسیون باید از کار خوب پشتیبانی کند، نه اینکه اطلاعات نادرست را سریعتر ارسال کند. یک تیم کوچک خدماتی که با آنها کار کردم، یک فرآیند معمول برای پرس و جوهای جدید داشتند. یک نفر هر پیام را خواند، نام و درخواست مشتری را در یک صفحه گسترده کپی کرد، یک کار پیگیری ایجاد کرد و یک پاسخ استاندارد ارسال کرد. این فرآیند برای هر پرس و جو فقط چند دقیقه طول می کشد، اما در طول دوره های شلوغ، عقب ماندگی فزاینده ای ایجاد می کند. ما روند کار را نقشه برداری کردیم و قطعات قابل تکرار را خودکار کردیم: - فرم درخواست جزئیات مورد نیاز را جمع آوری کرد - یک رکورد جدید به طور خودکار ایجاد شد - یک کار به عضو مناسب تیم اختصاص داده شد - یک پیش نویس پاسخ آماده شد - عضو تیم جزئیات را قبل از ارسال آن بررسی کرد. تیم همچنان مکالمه مشتری را انجام می دهد. آنها به سادگی زمان کمتری را صرف انتقال اطلاعات از یک مکان به مکان دیگر می کردند. اتوماسیون خوب با یک فرآیند روشن شروع می شود. من می توانم هر مرحله را قبل از انتخاب ابزار یادداشت کنم. این اغلب مراحل غیر ضروری را نشان می دهد. حذف تاییدیه اضافی یا ورودی داده های تکراری ممکن است بخشی از مشکل را بدون افزودن نرم افزار حل کند. یک نقشه فرآیند ساده می تواند شامل موارد زیر باشد: 1. چه چیزی کار را شروع می کند 2. چه اطلاعاتی لازم است 3. کدام عمل بعدی انجام می شود 4. چه کسی نتیجه را بررسی می کند. یک گردش کار به پاسخ ایمن برای فرم‌های ناقص، سوابق تکراری، پرداخت‌های ناموفق، فایل‌های از دست رفته و درخواست‌های نامشخص نیاز دارد. همچنین باید سطح مناسب اتوماسیون را انتخاب کنم. برخی از کارها می توانند بدون بررسی اجرا شوند. مرتب کردن ایمیل در یک پوشه ممکن است کم خطر باشد. ارسال قرارداد، تغییر داده‌های مشتری یا صدور بازپرداخت ممکن است نیاز به تأیید انسانی داشته باشد. یک قانون عملی ساده است: - کارهای کم خطر می توانند به طور خودکار اجرا شوند - کارهای با خطر متوسط ​​می توانند یک پیش نویس یا توصیه ایجاد کنند - کارهای پرخطر باید از فرد نیاز داشته باشد که نتیجه را بررسی کند این رویکرد کنترل را در جایی که متعلق به آن است حفظ می کند. ابزارهای اتوماسیون می توانند شامل ویژگی های داخلی، فرمول های صفحه گسترده، گردش کار فرم ها، قوانین مدیریت پروژه، سیستم های پشتیبانی مشتری و اتصالات نرم افزاری باشند. من برای هر مشکلی به یک پروژه فنی بزرگ نیاز ندارم. یک محرک واضح و یک اقدام مفید ممکن است کافی باشد. مثال‌ها عبارتند از: - پاسخ فرم جدید یک کار را ایجاد می‌کند - یک کار تکمیل‌شده وضعیت پروژه را به‌روزرسانی می‌کند - یک فاکتور پرداخت شده یک رسید ارسال می‌کند - یک پیام پشتیبانی یک دسته را دریافت می‌کند - یک رزرو جلسه یک چک لیست آماده‌سازی ایجاد می‌کند - یک گزارش هفتگی داده‌ها را از منابع تایید شده جمع‌آوری می‌کند بهترین گردش کار همیشه پیچیده‌ترین کار نیست. اگر نتوانم گردش کار را به زبان ساده توضیح دهم، ممکن است حفظ آن سخت تر از وظیفه اصلی باشد. قبل از راه اندازی یک فرآیند خودکار، آن را با اطلاعات نمونه آزمایش می کنم. بررسی می‌کنم: - ماشه همانطور که انتظار می‌رود کار می‌کند - فیلدهای مناسب منتقل می‌شوند - عملکردهای تکراری مسدود شده‌اند - خطاها قابل مشاهده هستند - اعضای تیم می‌دانند چه کاری باید انجام دهند - مشتریان پیام‌های واضحی دریافت می‌کنند - اطلاعات خصوصی با دقت مدیریت می‌شوند یک آزمایش همچنین نشان می‌دهد که کجا جریان کار نیاز به تصمیم انسانی دارد. این اطلاعات مفید است، نه یک شکست. من گردش‌های کاری خودکار را پس از مدتی استفاده از آنها بررسی می‌کنم. هنگامی که تیم یک سرویس جدید اضافه می کند، یک فرم را تغییر می دهد یا شروع به استفاده از سیستم دیگری می کند، ممکن است یک فرآیند تغییر کند. اتوماسیونی که سال گذشته کار می کرد اکنون ممکن است سوابق تکراری ایجاد کند یا برای شخص اشتباهی پیام ارسال کند. یک بررسی ماهانه کوتاه می تواند موارد زیر را پوشش دهد: - اجراهای ناموفق - کارهای ناتمام - سوالات مشتری - سوابق تکراری - مراحلی که هنوز نیاز به تصحیح دستی دارند. هدف خودکارسازی هر قسمت از کار نیست. هدف حذف تلاش قابل اجتناب و در عین حال حفظ کیفیت است. من می‌خواهم وقتم را به سمت برنامه‌ریزی، حل مسئله، گفتگو با مشتری و تصمیم‌هایی که نیاز به زمینه دارند بگذارم. کار معمولی هنوز ارزش دارد، اما نباید ساعات مورد نیاز برای کار بهتر را صرف کند. یک مکان مفید برای شروع یک کار تکراری، یک محرک واضح و یک نتیجه قابل اندازه گیری است. هنگامی که گردش کار به طور قابل اعتماد کار می کند، می توانم تصمیم بگیرم که آیا کار دیگری مستحق همان رفتار است یا خیر. اتوماسیون زمانی بهترین عملکرد را دارد که ساده، قابل مشاهده و بررسی آسان باشد. این به افراد فضای بیشتری برای تمرکز روی کارهایی می دهد که به قضاوت، مراقبت و توجه آنها نیاز دارد. آیا علاقه مند به کسب اطلاعات بیشتر در مورد روندها و راه حل های صنعت هستید؟ تماس با یو: mr.yu@jylmachinery.com/WhatsApp +8613465886777.

منابع دیوید آلن، 2015، انجام کارها: هنر بهره وری بدون استرس دوری کلارک، 2021، بازی طولانی: چگونه در دنیای کوتاه مدت یک متفکر بلندمدت باشیم چارلز دوهیگ، 2014، قدرت عادت: چرا ما کارهایی را که در زندگی انجام می دهیم، روپورت2، 2 موفقیت متمرکز در دنیای پریشان مایکل ای. گربر، 1995، اسطوره الکترونیکی مورد بازبینی قرار گرفت: چرا اکثر مشاغل کوچک کار نمی کنند و در مورد آن چه باید کرد جیمز کلیر، 2018، عادات اتمی: راهی آسان و اثبات شده برای ایجاد عادات خوب و شکستن عادت های بد